Als Stud.IP-Administrator haben Sie die Aufgabe regelmäßig abgelaufene Veranstaltungen zu archivieren!

Wenn eine abgelaufene Veranstaltung ins Archiv verschoben wird, haben außer Administratoren nur eingetragene TeilnehmerInnen immer noch Zugriff auf die Daten. Dies kann z.B. zur Prüfungsvorbereitung nützlich sein und aus diesem Grund sollten Teilnehmer nach Ablauf des Semesters ihre Eintragung in der Veranstaltung nicht löschen. Wird eine Veranstaltung durch einen Admin archiviert, verschwindet sie aus der Liste der aktiven Veranstaltungen. Für eingetragene Teilnehmer ist der Unterschied zwischen archivierten und nicht archivierten Veranstaltungen allerdings nicht erkennbar. Diese Archivierung ist wichtig und sollte regelmäßig durchgeführt werden. Am besten direkt nach Semesterende.

Ablauf der Archivierung

Es gibt zwei Möglichkeiten die Archivierungsseite aufzurufen.

(1) direkt über die Adminstartseite unter "Verwaltung von Veranstaltungen"

(2) oder über "Admin -> Veranstaltungen -> Archivieren" die Archivierungsseite aufrufen

Über die Suchfunktion können Sie z.B. alle Veranstaltung einer Einrichtung/eines Dozenten eines spezifischen Semesters archivieren. Über „Anzeigen“ erhalten Sie eine Liste aller zu archivierenden Veranstaltungen. Diese können Sie schließlich mit „alle auswählen“ auswählen und einem Klick auf „Archivieren“ archivieren.

Überprüfen Sie alle Eingaben genau, denn die Archivierung kann nicht rückgängig gemacht werden!

Ihre Veranstaltung(en) wurde(n) ins Archiv verschoben.