Teilnehmer verwalten

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Teilnehmende Ihrer Veranstaltung verwalten können. Außerdem wird gezeigt, welche Rechte die jeweiligen Accounts (Dozent, Tutor und Autor) in einer Veranstaltung haben.

1.  Allgemeines

Wenn Sie innerhalb der Veranstaltung auf "TeilnehmerInnen" klicken, sehen Sie eine Auflistung aller Personen, die an Ihrer Veranstaltung beteiligt sind.

2.  Neue Nutzer

Neue NutzerInnen (seit Ihrem letzten Besuch im Stud.IP) werden mit einem kleinen roten Stern neben ihrem Profilbild markiert.

3.  NutzerInnen einer Veranstaltung und ihre Rechte

  • Dozent: Als DozentIn einer Veranstaltung haben Sie den vollen Zugriff auf den Menüpunkt "Verwaltung". Sie können die Grunddaten ändern, in denen Sie TutorInnen zuweisen können. Desweiteren haben Sie Zugriff auf die Funktionen: Studienbereiche, Zeiten und Räume, Zugangsberechtigung, Zusatzangaben, Ankündigungen, Umfragen und Tests und Evaluationen. Sie können Beiträge ins Forum eingeben. Außerdem haben Sie als DozentIn die Möglichkeit die Teilnehmendenliste zu bearbeiten. Sie können Dateien hochladen und den Ablaufplan bearbeiten. Sie können den TeilnehmerInnen Informationen zukommen lassen, eine Literaturauswahl erstellen und das Wiki der Veranstaltung bearbeiten.
  • Tutor: TutorInnen haben zum Menüpunkt "Verwaltung" nur einen beschränkten Zugriff. Dieser kann bei den Grunddaten keine TutorInnen zuweisen. Desweiteren haben TutorInnen Zugriff auf die Funktionen: Studienbereiche, Zeiten und Räume, Zugangsberechtigung, Zusatzangaben, Ankündigungen, Umfragen und Tests und Evaluationen. TutorInnen können Beiträge ins Forum eingeben. Außerdem haben TutorInnen die Möglichkeit die Teilnehmerliste zu bearbeiten. Sie können Dateien hochladen und den Ablaufplan bearbeiten. Sie können den Teilnehmern Informationen zukommen lassen, eine Literaturauswahl erstellen und das Wiki der Veranstaltung bearbeiten.
  • Autor: AutorInnen haben keinen Zugriff auf den Menüpunkt Verwaltung. Sie können Beiträge ins Forum schreiben. Unter dem Menüpunkt "TeilnehmerInnen" erhalten AutorInnen ausschließlich eine Teilnehmerliste. Sie haben Zugriff auf den Menüpunkt "Dateien". Sie können sich den Ablaufplan, Informationen und die Literatur anzeigen lassen. Auch AutorInnen können das Wiki bearbeiten.
  • Leser: LeserInnen haben ausschließlich die Möglichkeit, die einzelnen Menüpunkte aufzurufen. Sie können selbst keine Einträge und Bearbeitungen vornehmen. LeserInnen können Dateien herunterladen, sofern der Ordner nicht als Hausaufgabenordner angelegt ist.

Die folgende Tabelle enthält eine Zusammenfassung über die verschiedenen Rechte der Nutzergruppen ‚Dozent‘, ‚Tutor‘, ‚Autor‘ und ‚Leser‘:

4.  Nutzer manuell in die Veranstaltung eintragen

Einzelne TeilnehmerInnen einer Veranstaltung können auch manuell von DozentInnen der jeweiligen Veranstaltung eingetragen werden. Sie können sowohl DozentInnen, TutorInnen als auch AutorInnen eintragen. Bitte beachten Sie, dass alle NutzerInnen als AutorInnen eingetragen werden können, aber nur diejenigen als DozentInnen bzw. als TutorInnen, die auch den jeweiligen Nutzerstatus in Stud.IP besitzen. NutzerInnen, die nur 'autor' sind, können nicht als TutorIn in die Veranstaltung eingetragen werden, sondern muss zuerst global von einem Administrator zum 'tutor' hochgestuft werden. Andersherum können Sie aber auch NutzerInnen, die global den Status 'tutor' haben, auch nur als AutorInnen in die Veranstaltung eintragen.

Das Eintragen je nach Nutzergruppe funktioniert gleich. In der Sidebar auf der linken Seite wählen Sie - je nach Nutzertyp, den Sie hinzufügen möchten:

  • Neue/n DozentInnen eintragen
  • Neue/n TutorInnen eintragen
  • Neue/n AutorInnen eintragen

Eine neue Seite mit einem Suchfeld öffnet sich. In das Feld können Sie den Vor- und Nachname oder den StudIP-Nutzername eingegeben. Ist bei den Suchergebnissen die richtige Person dabei, klicken Sie auf diese um sie auszuwählen. Durch einen Klick auf den Button "Speichern" wird die Person in die Veranstaltung aufgenommen.

5.  Teilnehmerliste importieren

Es ist auch möglich, eine Liste mit mehreren Personen als Teilnehmende in eine Veranstaltung zu übernehmen. Hierzu werden die Daten der Personen über die Funktion „Teilnehmerliste importieren“ eingegeben, die sich links in der Sidebar befindet.

Hier kann in einer Auswahlbox zwischen zwei Eingabeformaten gewählt werden:

  1. Nachname, Vorname
  2. Nutzername

Die Eingabe von „Nachname, Vorname“ bzw. „Nutzername“ erfolgt mit jeweils einer Person pro Zeile.

Durch einen Klick auf den Button "Eintragen" werden die TeilnehmerInnen in die Veranstaltung aufgenommen.

6.  Export von TeilnehmerInnenlisten

Es besteht die Möglichkeit, eine Liste mit den TeilnehmerInnen einer Veranstaltung zu exportieren. Dies ist möglich über die Exportfunktion in der Sidebar auf der linken Seite

Die Liste kann entweder als rtf-Dokument oder als csv-Dokument ausgegeben werden. Die csv-Dokumente sind für die Nachbereitungen in Programmen wie Excel vorgesehen. Sie enthalten eine Vielzahl von Daten, wie Name, E-Mail-Adresse und Studiengang. Das rtf-Dokument ist dafür gedacht, dass Sie es direkt ausdrucken können. Der Umfang der Informationen ist daher begrenzt.

7.  Hochstufen / Herunterstufen

Sie haben beim Eintragen neuer NutzerInnen die Möglichkeit, diese direkt als TutorInnen einzutragen, sofern die NutzerInnen auch global den Status 'tutor' besitzen. Allerdings ist es auch möglich die NutzerInnen zuerst als AutorInnen einzutragen und später zu TutorInnen hochzustufen - oder andersherum TutorInnen zu AutorInnen (oder eine/n AutorIn zum/zur LeserIn - also ein/e NutzerIn ohne Schreibrechte) herunterzustufen.

Dazu wählen Sie den oder die NutzerInnen, die hoch- oder heruntergestuft werden sollen, aus, indem Sie einen Haken vor dem Namen in der Liste setzen.

Anschließend wählen Sie in dem Dropdown-Menü das Hoch- oder Herunterstufen aus und klicken auf "Ausführen".

Sie können auf diesem Weg auch mehrere NutzerInnen gleichzeitig aus der Veranstaltung austragen. Wenn nur ein einzelner Nutzer ausgetragen werden soll, können Sie diesen auch über das Tür-Symbol ganz rechts neben seinem Namen tun.

8.  Nachricht an alle Nutzer/Nutzergruppe

Sie haben als DozentIn die Möglichkeit entweder eine Nachricht an alle Teilnehmer der Veranstaltung zu schicken, indem Sie links in der Sidebar auf "Nachricht an alle (Rundmail)" klicken.

Alternativ kann auch separat an die jeweiligen NutzerInnengruppen (DozentInnen, TutorInnen, AutorInnen, LeserInnen) eine Mail oder eine systeminterne Nachricht schicken. In diesem Fall klicken Sie auf das entsprechende Symbol oben rechts über der jeweiligen NutzerInnengruppe.

9.  Anmelde- und Warteliste

Wenn Sie die Veranstaltung als teilnehmerbegrenzte Veranstaltung angelegt haben, sehen Sie in einer weiteren Tabelle die Anmelde- bzw. Warteliste. In diesen Listen sehen Sie alle NutzerInnen, die zwar gerne die Veranstaltung belegen möchten, aber entweder noch nicht ausgelost wurden, oder vom System nicht mehr aufgenommen wurden, da alle Plätze bereits gefüllt sind. Sie können jedoch jeden Nutzer der Anmelde- oder Warteliste einfach so berufen, wenn Sie dies für richtig erachten, in dem Sie die jeweiligen Studierenden links auswählen und am unteren Ende des Blocks im Pulldownmenü "Zu AutorInnen hochstufen" auswählen. Diese Studierenden werden dann an der Teilnehmerbeschränkung vorbei in die Veranstaltung eingetragen. Dieser Eintrag beeinflust jedoch nicht die automatische Auswahl der Teilnehmenden, dass heißt wenn Sie Studierende per Hand eintragen, vergrößert dies die am Ende entstehende Teilnehmendenanzahl der Veranstaltung!

Sie sehen auf der Anmelde- und Warteliste sowie bei allen normalen NutzerInnen, die über die Teilnehmerbegrenzung automatisch eingetragen wurden, mit welchem Studiengang sie sich für die Veranstaltung angemeldet haben. Diese Angabe benötigen Sie, wenn Sie in der ersten Sitzung überprüfen wollen, ob die anwesenden Personen wirklich einen Platz bekommen haben und und in welchem Studiengang sie eingeschrieben sind. Drucken Sie dafür die Teilnehmerliste einfach über die Druckfunktion Ihres Browser aus.

10.  Rundmails von Studierende an Teilnehmende einer Veranstaltung

Sie können Studierenden ermöglichen allen Teilnehmenden einer Veranstaltung Rundmails zu schreiben. Sie können mit dem Setzen eines Hackens bei "Rundmails von Studierenden erlauben" diese Option freischalten. Die Einstellung wird sofort gespeichert. Sie können diese Einstellung jederzeit wieder rückgängig machen, indem Sie den Hacken wieder entfernen.

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Im Anschluss noch ein Anleitungsvideo (veraltet), das die Teilnehmerverwaltung erklärt:

Letzte Änderung am 11.06.2019 15:13 Uhr von cfliegn.